Tietosuojaseloste

Gasum-konserni  on  sitoutunut  turvaamaan  asiakkaidensa,  työntekijöidensä  ja  sidosryh-miensä henkilötiedot sekä noudattamaan tietosuojaa koskevaa kansallista lainsäädäntöä ja alkaen EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Käsittelemme konsernissamme henkilötietoja moniin eri tarkoituksiin.

Tämä tietosuojaseloste kuvaa Gasum-konsernin tietosuojakäytännöt, käsittelytarkoitukset ja antaa tietoa rekisteröidyille oikeuksistaan. Käsittelemme henkilötietoja läpinäkyvästi ja keräämme tietoja vain siinä laajuudessa kuin se laillisen käsittelytarkoituksemme puitteissa on tarpeellista.

Rekisterin nimi ja tiedot rekisterinpitäjästä

Konsernissamme rekisterinpitäjä on emoyhtiö Gasum Oy. Rekisterin nimi on Gasum-konser-nin asiakas- ja markkinointirekisteri. Suomessa konserniyhtiöitämme ovat Gasum Tekniikka Oy, Riihimäen Biotehdas Oy, Gasum LNG Oy, Kaasupörssi Oy, Gasum Portfolio Services Oy, Intsream Oy ja Gasum Consulting Oy.  

Asiakas- ja markkinointirekisteri on yhteinen konsernimme muiden yhtiöiden kanssa pois lukien Gasum Portfolio Services Oy, jolla on Finanssivalvonnan myöntämä sijoituspalvelulain mukainen toimilupa.  Gasum Oy vastaa konsernin yhteisestä rekisteristä ja henkilötietojen käsittelyn kuvaamisesta.  

Rekisteröidyn oikeudet ja henkilötietojen käsittely on kuvattu tässä tietosuojaselosteessa. Tietosuojaseloste on laajennettu rekisteriseloste, jossa lisäksi informoidaan rekisteröityjä oikeuksistaan.

Rekisteröitynä voit olla joko asiakkaamme, potentiaalinen asiakkaamme, heidän yhteyshenkilönsä, potentiaalinen työntekijämme tai muu sidosryhmiimme kuuluva, kehen yhteydenpito on meille tärkeää tai välttämätöntä.

Rekisterinpitäjä:
Gasum Oy
Y-tunnus: 0969819-3
Revontulenpuisto 2 C PL 21,
02151 Espoo
Sähköposti: asiakaspalvelu@gasum.com
Puhelinnumero: 020 4471

 

Tietosuojaselosteen sisältö

  • Tietosuojaselosteemme sisältää seuraavat tiedot:
  • Mitä henkilötietoja käsittelemme
  • Henkilötietojen käsittelytarkoitus ja oikeusperuste
  • Miten keräämme henkilötietoja
  • Kuinka kauan säilytämme henkilötietoja
  • Kenelle luovutamme henkilötietoja – henkilötietojen vastaanottajaryhmät
  • Henkilötietojen luovuttaminen kolmansiin maihin
  • Miten turvaamme henkilötietojen tietosuojan
  • Oikeutesi
  • Evästeet
  • Tietosuojaselosteen muuttaminen
  • Yhteydenoto

Mitä henkilötietoja käsittelemme

Käsittelemämme henkilötiedot voidaan pääasiassa jakaa seuraaviin ryhmiin:

  • Etu- ja sukunimi
  • Yhteystiedot (puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite).
    Asemaasi liittyvät tiedot (työnantajasi, ammattisi, työtehtäväsi, tutkintosi, asemasi yhteisössäsi ja mahdolliset edustusoikeutesi).
  • Henkilötunnus ja syntymäaika
  • Passi-, ajokortti- tai henkilökorttikopio. 
  • Allergia- ja erityisruokavaliotietosi tapahtumien järjestämisen yhteydessä
  • Käyttäjätunnuksesi ja salasanasi käyttäessäsi Kaasupörssi ja Gasum Online -palveluitamme. 
  • Asiakastyytyväisyys- tai markkinointikyselyn vastaukset
  • Luotto- ja maksuhäiriötiedot
  • Tekniset tiedot: Evästeet, IP-osoitteet, laitetiedot, verkkosivuillamme vierailukohteet ja niihin perustuva analytiikka (teknisiä tietoja ei yhdistetä nimeesi tai yhteystietoihisi).
  • Muut meille yhteydenottopyynnön jättämisen yhteydessä annetut tiedot, kuten mahdollisen viestin sisältämät tiedot.
  • Kuvamateriaalia sinusta (jos vierailet toimitiloissamme, jossa on kameravalvonta tai olet antanut suostumuksesi kuvamateriaalisi käsittelyyn ja julkaisuun markkinointiamme varten).
  • Työhistoriaasi ja koulutustaustaasi koskevat tiedot (jotka olet antanut meille joko rekrytointiprosessin yhteydessä tai hankintamenettelyjemme yhteydessä arvioides-samme toimittajiemme pätevyyttä).
  • Sijainti- ja ajotapatietosi, jos olemme luovuttaneet käyttöösi omistamamme markkinointiajoneuvon (ei koske markkinointikilpailujemme voittajille luovutettuja kolmansien omistamia ajoneuvoja).
  • Tankkausmääräsi asemillamme (mikäli olet GasCard yksityisasiakkaamme)

Henkilötietojen käsittelytarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelemme henkilötietojasi ainoastaan tarkoitukseen, jossa käsittelyn lainmukaisuus täyttyy. Käsittelytarkoituksemme perustuvat pääasiassa seuraaviin lainmukaisiin oikeusperusteisiin:

  • Sopimuksen täytäntöönpanoon
  • Jos olet kuluttaja-asiakkaamme eli GasCard-maksuaikakorttimme hakija tai haltija tai teet kaasulaitteiston asennus- tai huoltotyötä koskevan tilauksen teknisiltä palveluiltamme, voimme kerätä sinusta:
    • Nimesi
    • Yhteystietosi 
    • Henkilötunnuksesi ja syntymäaikasi
  • Tietoja voimme käsitellä:
    • Asiakkuussuhteen ylläpitämiseksi ja hoitamiseksi, asiakastiedotteiden lähettämiseksi, asiakastyytyväisyyskyselyjen toteuttamiseksi, laskutuksen toimeenpanemiseksi ja tarvittaessa perintätoimien suorittamiseksi.
    • Luottotietosi tarkistamme maksukykysi arvioimiseksi asiakkuussuhteesi alussa tai tilausta tehdessäsi, jos maksat palveluistamme tai tuotteistamme jälkikäteen.
    • Henkilötunnustasi käsittelemme ainoastaan mahdollisten perintätoimien suorittamiseksi tai luottokelpoisuuden tarkistamiseksi.
  • Jos edustat yhteisöä, jonka kanssa olemme sopimussuhteessa, voimme kerätä sinusta:
    • Nimesi
    • Yhteystietosi
    • Asemaasi liittyvät tiedot
  • Tietoja voimme käsitellä:
    • Sopimuksen täytäntöönpanemiseksi tarpeellisen yhteydenpidon ja sitä koskevan asiakkuussuhteen hoitamiseksi ja ylläpitämiseksi.
    • Asiakkuussuhteen ylläpitämiseksi ja hoitamiseksi, asiakastiedotteiden lähettämiseksi ja  asiakastyytyväisyyskyselyjen toteuttamiseksi.
  • Lakisääteisen velvoitteemme täyttämiseen
    • Meillä saattaa olla velvollisuus pakottavan lainsäädännön takia käsitellä hen-kilötietojasi. Henkilötietojasi saatetaan esimerkiksi säilyttää pidempään kuin sopimukseen täytäntöönpanemiseksi on tarpeen muun muassa kirjanpitolainsäädännön takia.

    • Gasum konserniin kuuluvalla Gasum Portfolio Services Oy:llä on Finanssival-vonnan myöntämä sijoituspalvelulain mukainen toimilupa. Yhtiö joutuu tunnistamaan asiakkaansa ja käsittelee tämän lakisääteisen velvoitteen perusteella etu- ja sukunimiä, henkilötunnuksia, passi- ajokortti- tai henkilökortti-kopioita ja osoitteita.

  • Oikeutettuun etuumme perustuen
    • Oikeutetun etumme perusteella voimme käsitellä henkilötietojasi:
    • Suoramarkkinointiin, kuten:
      • Kirjallisen sidosryhmäjulkaisumme Gasetti-lehden lähettämiseen
      • Sähköpostitse lähetettäviin uutiskirjeisiin (Gasumin liikenteen uutiskirje ja maakaasu-uutiskirjeemme), joissa markkinoimme itse tai työnantajasi tilaamaan palveluun tai tuotteeseen läheisesti liitännäisiä asioita ja olemme saaneet yhteystietosi esimerkiksi asiakkuutesi kautta tai edustamasi yhteisön asiakkuuden kautta.
      • Profiloinnin perusteella suoritettavaan suoramarkkinointiin

      • Sinulla on kielto-oikeus (opt-out) suoramarkkinointiin, josta informoimme asianmukaisesti sinua suoramarkkinointimme yhteydessä.

      • Tietojen luovuttamiseksi muille Gasum-konserniin kuuluville yhtiöille.

      • Omaisuutemme ja toimintamme turvaamiseksi, kun vierailet toimitilois-samme, tankkausasemillamme ja tuotantolaitoksillamme. Osassa tiloissamme on käytössä kameravalvonta.

      • Hankintamenettelyjemme yhteydessä, mikäli yhteisöäsi on vaadittu toimittamaan asiantuntemuksesi osoittamiseksi työhistoriaasi ja koulutus-taustaasi koskevaa tietoa.

  • Sinulta saatuun suostumukseen
    • Jos annat vapaaehtoisen suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn, kerromme suostumuksen antamisen yhteydessä sinulle, mihin käsittelytarkoitukseen olemme kulloinkin keräämässä henkilötietojasi ja mihin olet suostumuksesi antamassa.
    • Kysymme suostumustasi henkilötietojesi käsittelyyn muun muassa:
      • Markkinointikampanjoihimme ja -kilpailuihin osallistumisesi yhteydessä sekä niiden jälkeiseen markkinointiin ja yhteydenottoihin
        Kun järjestämme erilaisia tapahtumia (mm. sidosryhmätapaamiset, koulutukset, pelastusharjoitukset ja markkinointitapahtumat).
      • Tapahtumien järjestämiseksi saatamme kerätä mm. nimesi, yhteystietosi, työnantajasi ja mahdollisesti asemasi yhteisössäsi sekä tiedon erityisruokavaliostasi.
      • Rekrytointiprosesseissamme.
      • Markkinointi- ja asiakastyytyväisyyskyselyihin vastatessasi.
      • Kun keräämme yhteystietosi muuta yhteydenottoamme varten.
      • Kun luovutamme käyttöösi omistamamme markkinointiajoneuvon, jonka yhteydessä keräämme tietoja ajotavastasi (kulutus) ja sijaintitietoa ajoneuvostamme omaisuutemme turvaamiseksi (ei koske markkinointikilpailujemme voittajille luovutettuja automyyjien omistamia ajoneuvoja).
    • Voit peruuttaa antamasi suostumuksen, milloin tahansa suostumuksen antamisen yhteydessä annettuja ohjeita noudattaen tai ottamalla yhteyttä meihin.

Miten keräämme henkilötietoja

Lähtökohtaisesti keräämme henkilötiedot aina sinulta.  

Jos olet sopimuksen täytäntöönpanemiseksi tarvittava yhteyshenkilö, voimme saada tiedot myös edustamaltasi yhteisöltä.  

Lisäksi voimme kerätä henkilötietoja myös kolmansilta osapuolilta, kuten yksityisistä ja julkisista rekistereistä, joita muun muassa ovat:

  • Suomen Asiakastieto Oy
  • Väestörekisteri 
  • Kaupparekisteri
  • Fonecta Oy

 

Kuinka kauan säilytämme henkilötietoja

Olemme määrittäneet säilytysajat henkilötiedoille. Säilytysajan päättymisen jälkeen tiedot poistetaan. Säilytysaika ei ole aina ennalta määrätty kiinteä aika, vaan määritetty aika perustuu käsittelytarkoituksemme ja sen lainmukaisen oikeusperusteen voimassaoloon (mm. markkinointikampanjan kesto tai sopimuksen voimassaolo) tai lakisääteisen velvoitteen täyttämiseen.  

Tarkastelemme säännöllisin väliajoin käsittelytarkoituksemme ja sen oikeusperusteen voimassaolon ja poistamme henkilötiedot, joiden käsittelytarkoitus tai oikeusperuste on päättynyt. Esimerkiksi tapahtumien tai markkinointikampanjaamme liittyvän kilpailun järjestämiseksi keräämämme tiedot poistamme tapahtuman tai kilpailun jälkeen ja kameravalvontamme nauhoitteet poistamme säännöllisin väliajoin, ellemme joudu säilyttämään niitä vahinkotapahtuman sattuessa oikeuksiemme turvaamiseksi

Kenelle luovutamme henkilötietoja – henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Luovutamme henkilötietojasi Gasum-konsernin sisällä konserniyhtiöillemme, jos se on henkilötietojesi käsittelytarkoituksen mukaista. Asiakas- ja markkinointirekisterimme on yhteinen konserniyhtiöidemme kanssa.

Voimme luovuttaa henkilötietojasi valitsemillemme yhteistyökumppaneillemme, jotka käsit-televät henkilötietoja puolestamme (mm. IT- ja pilvipalvelut, perintäyhtiöt ja. tapahtumakutsujen lähettäjät). Varmistamme  sopimuksella ja käsittelijälle annetulla ohjeistuksella, että käsittelijän tietoturva ja tietosuoja ovat lainsäädännön edellyttämällä tasolla. Kysymme tarvittaessa suostumuksesi henkilötietojen luovutukseen.  Lisäksi saatamme olla velvoitettuja luovuttamaan sinusta viranomaisille henkilötietoja (mm. tulli, verohallinto tai poliisi).

Henkilötietojen luovuttaminen kolmansiin maihin

Ensisijaisesti henkilötietojasi ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Joissain tapauksissa voimme luovuttaa ja siirtää henkilötietojasi kolmansissa maissa toimiville valitsemillemme  yhteistyökumppaneille,  jotka  käsittelevät  henkilötietoja  puolestamme. Näissä tilanteissa noudatamme EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen asettamia vaatimuksia tietojen kolmansiin maihin siirrolle: 

  • Komissio on päättänyt, että kyseinen kolmas maa on järjestänyt riittävän tietosuojan tason. Tälle siirrolle ei tarvita erityistä lupaa.
  • Varmistamme muutoin tietosuojan riittävän tason käyttämällä esimerkiksi Euroopan komission laatimia mallilausekkeita tietojen siirron yhteydessä.
  • Teemme siirrosta henkilötietojen käsittelysopimuksen ja annamme käsittelijälle tarpeellisen ohjeistuksen

 

Miten turvaamme henkilötietojen tietosuojan

Tietosuojasi on ensiarvoisen tärkeää. Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Käytössämme ovat liiketoimintamme luonteeseen nähden asianmukaiset tekniset ja organisatoriset keinot tietosuojan turvaamiseksi ja henkilötietojen tietoturvaloukkauksen estämiseksi. Käytämme korkeiden standardien mukaisia tietoturvaohjelmistoja sekä rajoitamme pääsyn henkilötietojen käsittelyyn organisaatiossamme ja järjestelmissämme vain niille henkilöille, joiden on työtehtävissään välttämätöntä käsitellä henkilötietojasi (access control).

Palvelimet sijaitsevat erillisessä lukitussa laitetilassa ja palveluntarjoajan palvelimet hyvin suojatuissa ja valvotuissa konesaleissa. Tiedot on mm. suojattu palomuurilla ja henkilötietoihin pääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan käyttöä. Käyttäjätunnuksia ja käyttöoikeuksia hallinnoi konsernimme tietohallinto.

Oikeutesi

Sinulla on rekisteröitynä seuraavat oikeudet:

  • Pääsy henkilötietoihisi
    • Voit tarkistaa, mitä henkilötietojasi käsittelemme. Varmistuttuamme henkilöllisyydestäsi, toimitamme sinulle käsittelemänne tiedot ja muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimat tiedot, kuten lisätietoa oikeuksistasi.
  • Virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen korjaus
    • Voit saada virheelliset tai puutteelliset tietosi korjatuksi. Ilmoitathan meille, mikäli  havaitset tietojesi olevan puutteelliset tai virheelliset,  niin korjaamme ne. 
  • Henkilötietojesi poistaminen (”oikeus tulla unohdetuksi”)

    • Voit vaatia henkilötietojesi poistamista edellyttäen, ettei mikään laillinen käsittelyperuste täyty eikä henkilötietojen poistamista rajoita esimerkiksi lakisääteinen velvoite tai vireillä olevan riita-asian selvittäminen.

  • Henkilötietojesi käsittelyn rajoittaminen

    • Jos käsittelymme oikeusperusteesta tai tietojesi oikeellisuudesta on epäselvyyttä, voit asian selvittämisen ajaksi pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä.

  • Henkilötietojesi siirto järjestelmästä toiseen
    • Voit pyytää meitä siirtämään henkilötietosi toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli se on teknisesti mahdollista ja turvallista.
  • Henkilötietojen käsittelyn vastustaminen oikeutetun etumme perusteella
    • Voit esimerkiksi kieltää suoramarkkinointimme sen yhteydessä ohjeistamallamme tavalla.
  • Valitus valvontaviranomaiselle
    • Voit tehdä valituksen kansalliselle tietosuojaviranomaiselle kaikissa valtioissa, joissa toimimme.

Pyynnöt koskien oikeuttasi henkilötietojesi poistamiseen tai tarkistamiseen pyydämme osoittamaan kirjallisesti allekirjoitettuna postitse tai sähköpostitse, jonka jälkeen olemme yhteydessä sinuun pyynnön toteuttamiseksi.  Kaikki oikeuksiisi perustuvat pyynnöt pyydetään osoittamaan Yhteydenotot kohdan mukaisesti.

Evästeet

Verkkosivuillamme on käytössä evästeet. Evästeet ovat tekstitiedostoja, jotka löytyvät selailuun käyttämästäsi laitteesta. Evästeitä käytetään käyttäjäkokemuksen parantamiseksi verkkosivuillamme ja markkinointianalytiikkaan. Voit olla hyväksymättä evästeiden käytön tai poistaa evästeet, joka voi kuitenkin rajoittaa verkkosivujemme käytettävyyttä.

Tietosuojaselosteen muuttaminen

Muutamme tätä tietosuojaselostetta, jos henkilötietojen käsittelyperusteemme tai muut tämän tietosuojaselosteen laatimishetkellä voimassaolleet olosuhteet muuttuvat. Emme kuitenkaan muuta henkilötietojesi käsittelytarkoitusta ilman suostumustasi sen ollessa käsitte-lyn peruste. Kuvaamiemme lakisääteisten oikeuksiesi toteutumista sitoudumme noudattamaan tietosuojaselosteen muutoksesta huolimatta. Uusin versio tietosuojaselosteestamme löytyy verkkosivuiltamme (www.gasum.com).

Yhteydenotot

Voit ottaa yhteyttä meihin sähköpostitse: asiakaspalvelu@gasum.com tai puhelimitse: 020 4471. (www.gasum.com)  Voit myös ottaa yhteyttä tai tehdä valituksen kansalliselle tietosuojaviranomaiselle, joka on Suomessa tietosuojavaltuutettu (www.tietosuoja.fi)